Nota de informare GDPR Jaguar Land Rover

INFORMARE ADRESATA CLIENTIOR JAGUAR & LAND ROVER

Operatorii, care prelucreaza impreuna Datele cu caracter personal si care au aderat la Politica privind schimbul de date intre Distribuitori, Importatori si Producator si au incheiat acorduri specifice privind protectia datelor cu caracter personal:

A. Jaguar Land Rover Limited, Sediul Social: Abbey Road, Whitley, Coventry, CV3 4LF, Regatul Unit;

B. Premium Auto S.R.L. cu sediul in Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Corp B1, Cladirea A, Aripa A2, Etaj 1, Biroul B1, Sector 1, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/12451/2003, avand CUI RO 15744416.

Uneori, in special cand prelucram datele dumneavoastra cu caracter personal in scop de marketing, acestea ne sunt furnizate de Distribuitorii nostri, persoane imputernicite: Distribuitorii din Reteaua Jaguar & Land Rover.

Va transmitem aceasta informare avand in vedere ca incepand cu data de 25 mai 2018 a intrat in vigoare Regulamentul 2016/679/UE privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (in continuare denumit „Regulamentul”), aplicat de toate statele membre ale Uniunii Europene.

Prelucram impreuna datele cu caracter personal, in scopul executarii contractului de vanzare si/sau service si, ulterior, pentru a gestiona aceste contracte privind autovehiculele cumparate/reparate in mod eficient, pentru a ne imbunatati calitatea serviciilor pe baza opiniilor formulate de clienti, pentru a avea oricand posbilitatea de a va comunica rechemarea in service in cazul unei probleme tehnice aparute la autovehiculul detinut, dar si pentru a va transmite oferte de interes pentru dumneavoastra, in acest ultim caz numai daca sunteti de acord.

Ce date ne sunt utile, in ce scop si de ce?

Prezenta nota de informare se refera la calitatea dumneavoastra de client al retelei (Pietei) Jaguar & Land Rover, prin Premium Auto S.R.L. Prelucram datele cu caracter personal enumerate in prezentul act pentru urmatoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:

Colectarea datelor cu caracter personal. De unde avem aceste date?

Operatorii colecteaza datele dumneavoastra cu caracter personal din urmatoarele surse, direct sau prin intermediul persoanelor imputernicite:

• - inregistrarile video – imaginile care va pot identifica, sunt colectate la prezenta clientilor in sediile/spatiile noastre, in zonele dotate cu sistem de supraveghere video, la punctele de acces si in incinta;
• - datele despre autovehicul: sunt furnizate chiar de clientii nostri, la cumparare, la executarea unui contract sau a unei comenzi, pentru executarea contractului / comenzii;
• - Scop financiar-contabil: datele sunt furnizate chiar de clientii nostri pentru executarea contractului si/sau comenzii respective;
• - istoricul service este creat prin fiecare intrare in service a autovehiculului respectiv, pe baza operatiunilor pe care noi le efectuam; datele sunt colectate de la clientii nostri;
• - inregistrarile contabile – datele sunt colectate de la clienti, persoane vizate;
• - reofertarea unor produse similare sau accesorii ale acestora, servicii de marketing, datele ne sunt oferite de clienti, pe baza consimtamantului expres si informat;
• - monitorizarea calitatii serviciilor prin interogare – datele de contact sunt oferite de clientii nostri;
• - rechemarea in service – datele sunt obtinute din baza de date existenta a Jaguar & Land Rover si la Distribuitorii autorizati, cu garantii active sau nu, dar nu mai tarziu decat perioada de stocare declarata.

Ce facem cu datele pe care ni le oferiti? Caror destinatari le transmitem?

Datele cu caracter personal sunt prelucrate la sediile Operatorilor, respectiv la punctele de lucru la care va prezentati, prin intermediul site-ului si prin intermediul retelei de distribuitori.

Partajarea datelor se poate face si pe urmatoarea „piata”, in urmatoarele scopuri: gestionarea garantiilor, rechemarea in service, ofertarea (pe baza consimtamantului expres), transmiterea bazei de date la incetarea contractului cu unul dintre distribuitori, caz in care alt distribuitor va prelua gestiunea obligatiilor avute de producator fata de clienti:

Pentru indeplinirea scopurilor mentionate mai sus, Operatorii utilizeaza serviciile mai multor parteneri contractuali.

Unii dintre acestia au calitatea de persoane imputernicite de Operatori, cum ar fi:

• - Persoana împuternicită de Jaguar & Land Rover: GFK UK, Biroul Central, Canary Wharf , Etajele 17 si 18, Piata Canada 25, Canary Wharf Londra, prin subimputernicitul CarConsult GmbH, Schorbachstrase 9, 35510 Butzbach, Germania, pentru - procesarea opiniilor exprimate de clienti in scopul imbunatatirii activitatii Pietei;
• - Distribuitorii autorizati ai retelei Jaguar & Land Rover pentru colectarea acordurilor pentru marketing direct si pentru transmiterea prezentei informari;
• - Producatorii de autovehicule, dealeri care va pot ajuta sau imputerniciti care desfasoara activitati de paza a obiectivelor, bunurilor sau valorilor, precum si protectia persoanelor. Fiecare poate avea acces la o parte din datele clientilor, dar nu la toate, ci in limitele obligatiilor fiecaruia fata de persoanele vizate sau ceilalti Operatori.

Alte persoane destinatare care au calitatea de imputerniciti pot fi: companii de furnizare solutii software/ERP, furnizori de produse si servicii, companii de audit, prestatori servicii de arhivare, consultanti solutii financiare, mentenata IT, marketing.

Exista si terte parti care nu au rolul de a prelucra datele, insa au acces la acestea in indeplinirea sarcinilor lor sau in interactiunile lor cu Operatorii, cum ar fi: societati care asigura intretinere tehnica a sistemelor de securitate si control acces, auditori de securitate informatica, intretinerea si mentenanta sistemelor IT, a website-ului, etc.

Datele cu caracter personal pe care le divulgam catre persoanele imputernicite de noi, sunt limitate la informatiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii si le solicitam acestora sa nu utilizeze datele cu caracter personal in niciun alt scop.

Depunem toate eforturile pentru a ne asigura ca toate entitatile cu care lucram stocheaza datele dumneavoastra cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate.

Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispozitie sau pot fi transmise catre terti si in urmatoarele situatii: (i) autoritati publice, auditori sau institutii cu competente in realizarea de inspectii si controale asupra activitatii si activelor Operatorilor, in virtutea obligatiilor legale sau contractuale ale fiecaruia. Aceste autoritati publice sau institutii pot fi: Agentia Nationala de Administrare Fiscala, Ministerul de Finante, Directia Nationala Anticoruptie, unitati ale Ministerului Afacerilor Interne; sau (ii) pentru respectarea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si activelor Operatorilor sau ale altor entitati sau persoane, precum instantele de judecata; (iii) terti, in masura in care activitatea unui Operator ar fi transferata (in totalitate sau partial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzactii.

Gazduirea si stocarea datelor dvs. are loc pe statiile locale ale Operatorilor, ale imputernicitilor carora le incredintam, asigurandu-ne ca acestia au garantii suficiente de protectie, pe Serverele sunt gazduite in Orange Data Center, in Romania, Germania sau United Kingdom.

Stocarea datelor este facuta si in programele Outlook – Microsoft Office pe statiile locale pe care le utilizam in scopul indeplinirii contractului sau executarii comenzii, in aplicatiile utilizate pentru gestionarea bazelor de date si a clientilor, pieselor stocurilor, dar avem asigurata siguranta acestora in mod corespunzator.

Utilizam urmatoarele aplicatii electronice si programe furnizate si/sau dezvoltate si/sau implementate: Charisma, Microsoft Cloud 365, Backup File Server la sediul importatorului Premium Auto, Oracle, SAM – soft de gestiune piese de schimb, Terminal server – conecatre la SAM, SMS – centralizare comenzi, WASP – soft centralizator poentru comenzile in termen de garantie, Microsoft Office – pentru activitatea curenta, Contract Management – centralizarea contractelor, Webex – comunicare cu producatorul JLR, Vista – portal informatii si date producator, OSH – centralizarea si evidenta reviziilor, EPC – catalog on-line identificare piese, CEIP – platforma gestionata de imputernicitul JLR - Car Consult - pentru selectarea si raportul asupra satisfactiei clientilor, eVHC – aplicatie JLR pentru comunicare clienti si potentiali clienti, Marketingfx – aplicatie producator pentru servicii post-vanzare, NPS – aplicatie producator pentru vizualizare opinii clienti, Globalcontacts – pentru inregistrarea reclamatiilor clientilor, Global Retail Portal – portalul pus la dispozitie de producator pentru comunicare cu intreaga Retea.

De asemenea, in scopurile prelucrarii de mai sus, putem distribui datele dumneavoastra cu caracter personal catre societati din ITH Management Office, care isi desfasoara activitatea in Bucuresti, sector 1, Sos. Nordului nr. 24-26, Romania, societati care au si calitatea de auditori sau consultanti si care vor respecta acordurile semnate in ceea ce priveste prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal. Pentru mai multe informatii referitoare la grupul Tiriac Holdings, va rugam sa vizitati http://www.tiriacholdings.ro/.

Operatorii va informeaza ca evalueaza si actualizeaza constant masurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate.

Ce informatii personale sunt partajate intre Distribuitori, Premium Auto si Jaguar & Land Rover si cum le va utiliza Premium Auto si Jaguar Land Rover

Distribuitorul/Service-ul face parte dintr-o retea de companii independente (care, in sensul prezentei notificari, este denumita Reteaua de Distribuitori Jaguar Land Rover). Fiecare societate ofera servicii care pot sprijini un client Jaguar Land Rover. Acestea pot furniza servicii care sa permita o gestionare corespunzatoare a relatiilor contractuale de baza, din care un proprietar al vehiculului Jaguar Land Rover poate fi parte (in special in legatura cu un contract de cumparare avand ca obiect un vehicul, piese sau accesorii, contract de leasing/finantare, atelier de lucru/ comanda de garantie), sau pot oferi servicii care sustin un client sau un potential client al Jaguar Land Rover, de exemplu, in furnizarea de masuri pre-contractuale atunci cand se solicita (de exemplu, un test auto sau o brosura).

Din cand in cand, Distribuitorul poate colecta Date cu Caracter Personal de la dvs. fie direct, fie prin Premium Auto S.R.L. si / sau Jaguar Land Rover, companiile sale din grup sau Jaguar Land Rover Reteaua de Distribuitori si partenerii preferati. Aceste informatii care pot fi colectate vor fi intotdeauna formulate clar catre dvs. din formularele sau documentele disponibile pentru a fi vazute de catre dvs. in momentul colectarii datelor.

Datele cu Caracter Personal vor fi partajate cu Premium Auto S.R.L si Jaguar Land Rover (si pot fi partajate cu companiile afiliate din grupul fiecareia si alte terte parti identificate, inclusiv cu Jaguar Land Rover Reteaua de Distribuitori), in scopurile explicate aici si astfel cum este stabilit in politicile sale de confidentialitate catre care se face trimitere mai jos.

Aceste Date cu Caracter Personal ar putea include detalii cum ar fi numele dvs., adresa de e-mail, tara, informatii privind identitatea, inclusiv data si locul nasterii, datele de contact si preferintele dvs. si profilul clientului (de exempu: starea juridica, dimensiunea flotei, posibile preferinte pentru achizitionarea de vehicule si service), precum si detalii privind vehiculele achizitionate sau tranzactiile incheiate cu Distribuitorul, Premium Auto S.R.L, Jaguar Land Rover sau cu reteaua sa de distribuitori, si detaliile bancare, dupa caz. Premium Auto S.R.L si/sau Jaguar Land Rover poate, de asemenea, sa combine si sa adune informatii primite de la dvs. sau Distribuitorii si partenerii nostri de afaceri prin diferitele dvs. interactiuni cu marcile si serviciile sale.

Cand va interesati, sunteti de acord sa primiti informatii despre sau cum cumparati un vehicul Jaguar Land Rover de la Distribuitor /despre cum puteti remedia un vehicul; orice informatii pe care le furnizati vor fi partajate de Distribuitor cu Premium Auto S.R.L si Jaguar Land Rover si vor fi prelucrate in scopul gestionarii solicitarii dvs. sau achizitionarii de vehicule, si, in special, informatiile vor fi prelucrate in scopurile evidentiate mai jos:

• - Pentru a gestiona comenzile dvs. de servicii (inclusiv, dar fara a se limita la, orice actualizari software aplicabile pentru vehicule) si a rezolva solicitarile de informatii, produse sau servicii;
• - In cazul in care beneficiati de un serviciu (de exemplu un test auto) sau cumparati un vehicul Jaguar Land Rover, serviciul pe care il primiti va include sondaje de satisfactie ulterioare de la Premium Auto S.R.L si / sau Jaguar Land Rover. Acestea ne ajuta sa intelegem experienta pe care ati primit-o, si pot fi utilizate de Premium Auto S.R.L si Jaguar Land Rover pentru a urmari eventualele comentarii/reclamatii pe care le efectuati, si pentru a efectua evaluari pentru a imbunatati calitatea continua a produselor si serviciilor. Este un interes legitim al Premium Auto S.R.L si al Jaguar Land Rover de a procesa Date cu Caracter Personal pentru a furniza produsele si serviciile ce fac obiectul lor de activitate. Premium Auto S.R.L si Jaguar Land Rover au, de asemenea, un interes legitim atunci cand trimit sondaje pentru a-si dezvolta relatia cu clientii existenti si pentru a evalua performanta si standardele serviciilor oferite de Distribuitori. Pentru informatii suplimentare despre procesele de gestionare a Datelor cu Caracter Personal ale Premium Auto S.R.L si ale Jaguar Land Rover, va rugam sa consultati politicile de confidentialitate ale Premium Auto S.R.L. si Jaguar Land Rover din link-urile de mai jos. Ca parte a balantei intereselor legitime evaluate, in sondajele care va sunt trimise prin e-mail vi se va oferi optiunea sa renuntati la acestea, in cadrul fiecarui e-mail.
• - Daca achizitionati un vehicul Jaguar Land Rover de la noi prin intermediul unui acord de finantare, furnizorul de finantare poate transmite periodic informatii din acordul dvs. catre Premium Auto S.R.L si catre Jaguar Land Rover. Informatiile pot include informatii despre termen, taxe si plati, numarul contractului, datele de contact, datele de incepere si sfarsit ale contractului si detaliile vehiculului. Jaguar Land Rover si Premium Auto S.R.L vor gestiona Datele cu Caracter Personal pe care le primesc si le vor folosi, fiecare, in scopurile descrise mai jos si in politicile lor de confidentialitate (link-urile de mai jos). In cazul in care se permite si, intr-un moment aproape de sfarsitul perioadei de finantare initiale, Premium Auto S.R.L si Jaguar Land Rover pot utiliza datele dvs. de contact pentru a va oferi informatii despre produse si servicii similare care v-ar putea interesa.
• - Daca alegeti, puteti selecta prin noi sa primiti comunicari de marketing direct de la Premium Auto S.R.L si de la Jaguar Land Rover, selectand optiunea respectiva pe un formular de marketing sau de inregistrare. Noi, Premium Auto S.R.L, vom partaja aceste permisiuni de marketing cu Jaguar Land Rover.
• - Jaguar Land Rover utilizeaza informatiile pentru scopuri care includ analiza, cercetarea si dezvoltarea, marketingului si cercetarea de piata, satisfactia clientilor si a serviciilor si programele de imbunatatire a produselor si serviciilor, pentru a intelege mai bine experientele dvs. de service, pentru a imbunatati produsele si serviciile Jaguar Land Rover, si pentru a va face tranzactiile si comunicarile cu Jaguar Land Rover si reteaua sa de distribuitorii mai adaptate si placute. Pentru informatii complete despre scopurile pentru care Jaguar Land Rover proceseaza Date cu Caracter Personal, va rugam sa consultati link-urile de mai jos privind politica de confidentialitate.

Jaguar Land Rover poate, din cand in cand si in conformitate cu politicile sale de confidentialitate, sa dezvaluie informatii categoriilor identificate de Premium Auto S.R.L sau de organizatia destinatara in scopurile explicate in politicile sale de confidentialitate. In acest caz, Jaguar Land Rover va solicita ca orice companie terta care va gestioneaza informatiile sa respecte regulile de confidentialitate si de protectie a datelor aplicabile.

Pentru mai multe informatii despre modul in care Jaguar Land Rover si companiile sale de grup gestioneaza si va protejeaza informatiile personale, va rugam sa consultati:

Durata de pastrare. Cat de mult le pastram?

Estimam ca activitatile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pentru urmatoarele perioade:

*Cu exceptia cazului in care este necesar sa fie protejate interesele legitime ale Operatorilor sau exista obligatii legale de pastrare. In astfel de cazuri, vom actiona conform legii.

Ce se intampla cu datele dumneavoastra cu caracter personal dupa incetarea prelucrarii?

Odata ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar Operatorii nu mai au motive legale sau legitime pentru a va prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi sterse in conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonim